Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) при ведении бухгалтерского и налогового учета

Электронная цифровая подпись в бухгалтерии, как и самая обычная подпись от руки, нужна, чтобы удостоверить подлинность документа. Только речь в этом случае идёт не о бумажном документе, а об электронном.

Назначение ЭЦП: что говорит закон

ЭЦП доказывает, что после заверения документа, его целостность не была нарушена, в него не вносились какие-либо изменения, он подписан определённым лицом — владельцем сертификата ключа ЭЦП. Поэтому её можно использовать при совершении юридически значимых действий для обмена документами через сеть Интернет.

Закон №113-З от 28.12.2009 года «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» позволяет заверять таким способом документы, предоставляемые в:

— Министерство по налогам и сборам;
— фонды соцзащиты населения;
— таможенные органы;
— органы статистики;
— «Белгосстрах».

Для работы с госорганами

Благодаря таким возможностям, электронную подпись можно использовать в налоговом учёте, чтобы:

— подавать в налоговый орган декларации;
— предоставлять годовую финансовую отчетность;
— сдавать государственную статистическую отчётность в органы статистики;
— представлять формы персонифицированного учёта в ФСЗН.

Вот ещё некоторые возможности, которые открываются при использовании электронной подписи. С её помощью можно:

— направлять в налоговую инспекцию обращения;
— запрашивать разъяснения по принятым решениям;
— направлять запросы и получать ответы о разъяснении законодательства;
— получать выписки из лицевых счетов;
— запрашивать справки и т.д.

Помимо удалённой сдачи отчётности, благодаря внедрению и распространению ЭЦП стало возможным дистанционно подавать документы в регистрирующие органы, чтобы зарегистрировать юрлицо или ИП, внести изменения в устав, сменить адрес и т.д.

Для работы с партнёрами и для внутренних нужд организации

Создавать, принимать, подписывать и хранить в электронном виде также можно:

— договоры;
— счета-фактуры;
— платёжные документы;
— накладные, транспортные и товаросопроводительные документы;
— первичные учётные документы.

Горы покрывающихся пылью документов и папок постепенно сменяются электронными файлами, которые можно компактно и безопасно хранить, легко находить, используя программные средства поиска. Использование электронной подписи в бухгалтерском учете позволяет экономить время, снижает нагрузку на бухгалтера.

Возможность максимально использовать электронные документы приобрела особую ценность в условиях пандемии.

Даже сугубо внутренние документы, вроде приказов, заявлений, трудовых договоров можно оформлять в электронном виде. При условии, что у всех лиц, которые должны подписать документ, есть личная ЭЦП.

Как работает ЭЦП

Чтобы поставить электронную подпись и идентифицировать её, нужен особый электронный ключ. Точнее, два ключа — закрытый и открытый.

Получить ключ можно в Национальном центре электронных услуг. Выглядит он как флешка и подключается к компьютеру через разъём USB. С применением этого ключа формируется сама подпись — длинный набор символов. Он получается в результате преобразования информации по криптографическому алгоритму из подписываемого документа. Поэтому, если в документ после подписания будут внесены какие-то изменения, подпись окажется недействительной.

Генерируется ЭЦП с помощью закрытого ключа, который известен только одному лицу. Другая сторона (получатель документа) проверяет подлинность ЭЦП с помощью открытого ключа.