Дифференцированный учет данных о товаре: что это и для чего нужен в бизнесе

Содержание:

С начала июля 2025 года, все компании и ИП, которые реализуют продукцию, подлежащую обязательной маркировке, должны перейти на дифференцированный учет товаров. Это касается товаров, на которые наносятся специальные средства идентификации или используется унифицированная система маркировки.

МНС РБ дало разъяснение по порядку применения новых условий. В частности, подчеркивается необходимость указания точного названия каждого товара в фискальных чеках. Это правило затрагивает реализацию подакцизных и прослеживаемых товаров, а также применяется в случаях, когда требуется индивидуальная фиксация каждой единицы при продаже.

Что относится к дифференцированному учету данных о реализуемых товарах

Дифференцированный учет товаров означает автоматическую регистрацию всех операций с товарами, при которой организация или предприниматель обязаны обеспечивать точные сведения о каждом обозначении товаров, цене, их количестве. Такая система позволяет оформлять расчетные документы с полной детализацией и обязательным указанием реализуемых товарных единиц.

ИП, а также организации должны применять контрольно-кассовую технику или программные кассы, поддерживающие дифференцированный учет товаров в розничной торговле, в некоторых ситуациях:

Если товар относится к категории, для которой законодательством предусмотрено обязательное нанесение средств идентификации и/или унифицированных контрольных знаков, его реализация требует соблюдения специальных условий учета.
Когда товары продаются в помещениях, площадь которых превышает двести квадратных метров, необходимо применять соответствующий порядок оформления операций. Исключение составляют магазины, действующие в системе потребительской кооперации в сельских районах, а также объекты беспошлинной торговли.

Применение кассовой техники без предусмотренного функционала чревато нарушением действующих правовых требований. Чтобы исключить риски, субъектам нужно заранее проверить технические возможности используемой кассы, и, если необходимо, обновить программное обеспечение.

Как проверить, нужно ли вам вести дифференцированный учет товаров в РБ

Чтобы установить исполнение требований по ведению дифференцированного учета товаров, хозяйствующий субъект должен проанализировать два критерия: площадь торгового объекта и наличие маркируемых товаров.

Порядок определения торговой площади в торговом объекте

Под торговой площадью понимается суммарная площадь торгового зала или нескольких залов, расположенных в магазине либо павильоне (в соответствии с Законом РБ № 128-З).

Торговым залом признается часть помещения, которая используется для выкладки товаров, представления их покупателям, взаимодействия с посетителями, обеспечения свободного прохода и проведения операций по оплате.

К торговому пространству причисляются:

пространство примерочных кабин, которые используются для примерки одежды, взаимодействия с покупателями;
зона размещения кассовых аппаратов, оборудования, необходимого для приема оплаты;
участки внутри торгового объекта, которые сделаны как демонстрационные зоны с товарами – например, с размещением манекенов или образцов продукции.

Торговая площадь формируется без учета следующих помещений:

помещения складского назначения, которые нужны только для хранения товаров;
служебные зоны для персонала, в том числе комнаты для отдыха, хранения личных вещей и другие бытовые пространства.

Территория для размещения зон хранения личных вещей покупателей – как камеры хранения, индивидуальные ячейки или специальные столы, – оцениваются с учетом архитектурных, функциональных особенностей торгового объекта. Такие участки могут находиться внутри самого торгового зала, а также за его пределами, например, в тамбуре или за линией касс. При определении общей площади торгового помещения важно установить, используются ли эти зоны в процессе обслуживания клиентов или при проведении расчетов.

Реализация товаров, которые подлежат обязательной маркировке

Одним из условий, при котором становится обязательным ведение дифференцированного учета, будет факт реализации продукции, подлежащей обязательной маркировке средствами идентификации и (или) унифицированными контрольными знаками. Перечень соответствующих товаров утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь.

Если в продаже присутствует хотя бы одна позиция из указанного перечня, хозяйствующий субъект обязан обеспечить учет с детализацией по каждой товарной единице. Это предполагает, что в фискальном чеке должны быть отражены точное обозначение товара, его количество и цена.

Этапы ведения дифференцированного учета маркированных товаров

Выбор кассового оборудования

ИП, а также организации, которые обязаны организовать дифференцированный учет данных о товарах, должны применять специальную кассовую технику. Устройства должны обеспечивать возможность формирования расчетных документов, в которых указываются обозначение продукта, его количество, цена, а также иные обязательные реквизиты для каждого товара.

Хозяйствующие субъекты могут реализовать дифференцированный учет одним из двух способов: либо с использованием собственной (локальной) базы товаров, либо посредством подключения к внешней информационной системе учета.

Метод I: ведение учета на основе внутреннего реестра товаров

При этом варианте вся информация хранится на кассовом оборудовании. База может находиться в памяти кассового аппарата, быть встроена в ПО кассы или размещаться на внешнем носителе, подключенном к оборудованию.

Для обеспечения корректной работы системы субъекту необходимо самостоятельно сформировать базу товаров, включить в нее обязательные сведения:

точное количество всех товаров, которые предлагают выставить на продажу;
полное название товара, его цена согласно установленным данным;
международный идентификационный код GTIN (Global Trade Item Number), если он предусмотрен для конкретной товарной позиции с обязательным штриховым кодированием.

Перед началом реализации товар должен быть предварительно зарегистрирован в системе. Допускается ручной ввод информации или использование автоматизированных способов, например, загрузка данных из внешних товароучетных программ.

Нужно знать, что в соответствии с пунктом 23 Положения, определены группы товаров, для которых получение кода GTIN не является обязательным. В этих случаях допускается ведение дифференцированного учета без указания такого идентификатора. К числу товаров, не требующих присвоения, относят:

изделия народных художественных промыслов, а также авторская ручная работа;
продукция, которая делается по индивидуальному заказу;
товары, у которых нет потребительской упаковки, ярлыков, этикеток либо в случаях, когда нанесение штрихкода технически невозможно;
фасованные товары, реализуемые на развес или поштучно;
продукция с массой брутто более 25 килограммов;
товары, которые входят в состав наборов или комплектов;
единичные экземпляры, не имеющие серийного характера;
продукция, которая используется только для внутреннего использования и не предназначена для розничной или оптовой продажи;
товары, не ориентированные на конечного потребителя;
ювелирные изделия, мебельная продукция, вычислительная техника, а также изделия военного назначения.

Метод II: интеграция с внешней товароучетной системой

В качестве альтернативы может использоваться кассовая техника, подключенная к внешней товарной базе. Такой вариант реализуется следующими способами:

в составе кассовой системы с применением аппаратного кассового устройства;
путем интеграции программной кассы с внутренней товароучетной системой хозяйствующего субъекта.

При таком подходе кассовое оборудование должно обеспечивать передачу в товароучетную систему следующего набора данных:

список проданных и возвращенных товаров, включая операции по аннулированию чеков;
объемы реализации, возврата по каждому конкретному наименованию;
точные обозначения товаров, которые участвуют в операциях продажи или возврата;
стоимость каждой товарной единицы, указанной в расчетных документах;
код GTIN – для продукции, на которую его наличие предусмотрено правилами товарной нумерации и штрихового кодирования.

Для функционирования второго способа субъект обязан предварительно загрузить все указанные данные в свою товароучетную систему. Это может быть реализовано вручную или в автоматическом режиме – например, посредством синхронизации с другими информационными системами предприятия.

В обоих вариантах ведения учета ответственность за достоверность данных и соблюдение требований несет субъект хозяйствования. Перечни кассового оборудования, соответствующего нормативам, опубликованы на официальном сайте Министерства по налогам и сборам РБ и доступны для ознакомления.

Алгоритм при отсутствии GTIN и данных о товаре в ePASS

В случае, если на полученный товар не присвоен код GTIN или сведения о нем отсутствуют в системе «Банк данных электронных паспортов товаров» (ePASS), торговый субъект обязан самостоятельно инициировать процесс постановки продукции на учет. Для этого необходимо направить обращение в Ассоциацию автоматической идентификации GS1 Беларусь. В рамках сотрудничества с данной организацией потребуется выполнить следующие действия:

присвоить товару уникальный международный идентификатор – код GTIN;
нанести данный идентификационный номер на продукцию, которая используется для реализации;
направить полную информацию о товаре в систему ePASS в соответствии с установленными правилами и форматами подачи данных.

Выполнение этих действий является обязательным, за исключением ситуаций, которые описаны в пункте 23 Положения № 748, где приведен перечень товаров, для которых нанесение штрихового идентификатора не требуется.

Министерство по налогам и сборам рекомендует представителям розничной торговли заранее прорабатывать вопросы, связанные с маркировкой. Для более эффективной организации учета и корректной передачи информации о маркированных товарах, рекомендуется включать в договорные документы (купли-продажи или поставки) условия, которые предусмотрены передачу товаров с уже присвоенным кодом GTIN и внесенными сведениями в систему ePASS.

Фиксация кодов идентификации при отпуске маркированных товаров

Для продажи товаров, подлежащих обязательной маркировке, хозяйствующий субъект обязан применять оборудование, способное распознавать коды, нанесенные на товар. В ходе розничной реализации кассовая техника должна корректно считывать идентификационные данные, включая:

международный код GTIN (Global Trade Item Number);
индивидуальный маркировочный код, присвоенный в рамках системы обязательной идентификации;
двумерный штрихкод DataMatrix.

Контрольно-кассовые аппараты, а также программные кассы, используемые при продаже маркированной продукции, должны быть уметь считывать коды. Такая возможность необходима для надлежащего ведения учета данных о товарах.

С февраля к эксплуатации допущены:

Шестнадцать устройств и модификаций кассовых суммирующих аппаратов, которые подходят под необходимые условия по распознаванию маркировки, фиксации сведений о товарах, снабженных средствами идентификации и унифицированными контрольными знаками;
Двадцать программных касс, которые обеспечивают передачу информации о маркировке в товароучетные системы в составе электронного платежного документа.

Прежде, чем приобретать кассовое оборудование, рекомендуется уточнять у поставщиков или операторов программных решений, поддерживает ли устройство функцию считывания маркировочных кодов.